Los manuales de normas y procedimientos son aquellos documentos donde se incluyen todos los detalles asociados a las operaciones y procesos administrativos que se llevan a cabo en una organización y empresa, incluyendo un orden secuencial de los pasos a cumplir y todas las normas que se deben tener en cuenta al momento de iniciar el proceso para mantenerse bajo el orden establecido por la empresa. También incluye normas específicas a las cuales debe apegarse el personal en consonancias con las actividades y procedimientos a realizar.
En general, los manuales de procedimientos y políticas de la empresa cuentan con los siguientes propósitos:
- Ofrecer a los miembros de la empresa una visión amplia e integral del funcionamiento de la misma, trazando líneas generales hacia lo que vendría siendo el objetivo común de todos los involucrados.
- Establecer secuencias lógicas de pasos para la realización de actividades fundamentales en diferentes áreas de la empresa.
- Determinar la responsabilidad operativa de cada uno de los miembros del equipo de trabajo en el área específica en la cual se desenvuelve.
- Describir de forma gráfica los flujos de operaciones para que el personal esté al tanto del estado de los procedimientos a realizar en la empresa.
- Proporcionar un medio de orientación e integración para el personal, especialmente a los que recientemente comienzan a trabajar en la empresa con la finalidad de lograr que este proceso sea más sencillo.
- Establecer un modelo de gestión para la utilización de los recursos y del personal, con el fin de optimizar la eficiencia y disminuir los gastos que podrían ser considerados como innecesarios.
- Fomentar la cooperación en las labores de los empleados, estableciendo estándares de uniformidad en las operaciones realizadas por cada uno de ellos para promover la equidad y la justicia.
- Establecer un sistema de información accesible para todos, con el respaldo necesario para evitar la pérdida de la misma.
- Describir las funciones de cada uno de los empleados, a fin de especificar las tareas y funciones que corresponden a cada uno de ellos en su área de trabajo.
- Evitar instrucciones cruzadas o la repetición de la información a través de la centralización de la instrucción en un mismo sitio donde el empleado podrá acceder a los datos que necesita para la realización adecuada de sus actividades.
Como podrás observar, el manual está lleno de detalles cuyo propósito principal es facilitar la comprensión de las actividades y funciones a desempeñar en el área de trabajo de cada empleado, con el fin de que este conozca el papel que desempeña, cuáles son sus funciones y qué tareas le corresponden como parte de su trabajo, siempre bajo la línea establecida por la empresa para la realización de los procedimientos.
Importancia del Manual de Procedimientos y Políticas de la empresa
Este documento es de suma importancia para la empresa, porque facilita en gran medida la inducción para empleados de nuevo ingreso e incluso refuerza los valores internos para promover la cooperación y el trabajo integral.
Además, al establecer líneas generales para el desarrollo de cada una de las actividades, existe garantía de que estas labores asignadas pueden cumplirse a la perfección a pesar de que existan cambios en el personal o en las áreas de trabajo. En definitiva, es un documento indispensable para el establecimiento de normas a las cuales deben apegarse todos los involucrados.
Si necesitas obtener mayor información sobre este tipo de manuales para tu empresa, contacta con nosotros para obtener asesorías gratuitas e información de utilidad para la gestión.
